Legitimation – Was ist das und warum ist sie erforderlich?

Legitimation ist ein formeller Identitätsnachweis im Finanzbereich, durch den festgestellt wird, dass eine Person tatsächlich diejenige ist, für die sie sich ausgibt.

Sie ist ein zentraler Bestandteil vieler bankbezogener Prozesse, insbesondere bei der Kontoeröffnung oder bei bestimmten Vertragsänderungen. Die Legitimation dient dazu, die Identität einer Person rechtsverbindlich festzustellen und zu dokumentieren. Ohne eine ordnungsgemäße Legitimation kann in der Regel kein neues Konto eingerichtet oder eine wesentliche Änderung vorgenommen werden.

Im Zusammenhang mit Kontoeröffnung – Wie entsteht ein neues Konto? stellt die Legitimation einen verpflichtenden Schritt dar, bevor ein Konto technisch angelegt und aktiviert werden kann.

Wie funktioniert Legitimation?

Die Legitimation erfolgt durch die Vorlage geeigneter Identitätsdokumente. Dazu zählen in der Regel amtliche Ausweisdokumente mit Lichtbild, die bestimmte Sicherheitsmerkmale aufweisen.

Im stationären Verfahren wird das Dokument durch eine berechtigte Person geprüft. Dabei werden Name, Geburtsdatum, Anschrift und Ausweisnummer erfasst. Diese Daten werden mit den im Antrag angegebenen Informationen abgeglichen.

Im digitalen Verfahren erfolgt die Legitimation über spezielle Identifikationsprozesse, bei denen Dokumente elektronisch geprüft und teilweise mit zusätzlichen Sicherheitsmerkmalen kombiniert werden. Das Ergebnis wird im System dokumentiert und archiviert.

Technischer Ablauf im Detail

Technisch beginnt die Legitimation mit der Erfassung der Identitätsdaten im Verwaltungssystem des Instituts. Diese Daten werden strukturiert gespeichert und mit einem Kundenprofil verknüpft.

Bei persönlicher Legitimation werden die Dokumentendaten manuell oder automatisiert in das System übertragen. Bei digitalen Verfahren erfolgt eine Bild- oder Videoübertragung, bei der Sicherheitsmerkmale überprüft werden können.

Das System speichert neben den Personendaten auch Angaben zum Prüfzeitpunkt und zur prüfenden Stelle. Zusätzlich werden interne Prüfroutinen angewendet, um die Plausibilität der Angaben sicherzustellen.

Nach erfolgreicher Legitimation wird der Datensatz als geprüft markiert. Erst dann können nachgelagerte Prozesse, etwa die Kontoeröffnung, fortgesetzt werden.

Zentrale Merkmale und Besonderheiten

Die Legitimation weist mehrere charakteristische Merkmale auf:

• Feststellung der Identität anhand offizieller Dokumente

• Dokumentation im Verwaltungssystem

• Verbindung mit rechtlichen Anforderungen

• Voraussetzung für bestimmte Vertragsabschlüsse

In der Regel ist die Legitimation einmalig bei Aufnahme einer Geschäftsbeziehung erforderlich. Typischerweise wird sie auch bei wesentlichen Vertragsänderungen oder bei besonderen Transaktionen erneut durchgeführt.

Ein weiteres Merkmal ist die Kombination aus visueller Prüfung und systemseitiger Datenerfassung.

In welchen Zahlungssituationen wird Legitimation verwendet?

Legitimation ist erforderlich bei der Eröffnung eines neuen Kontos, bei der Einrichtung von Online-Zugängen oder bei der Vergabe von Vollmachten.

Auch bei bestimmten höheren Transaktionsvolumina oder bei Änderungen personenbezogener Daten kann eine erneute Legitimation notwendig sein. Im geschäftlichen Umfeld betrifft sie sowohl natürliche Personen als auch vertretungsberechtigte Personen juristischer Einheiten.

Sie ist damit ein grundlegender Bestandteil der strukturierten Kontoverwaltung.

Abgrenzung zu ähnlichen Begriffen

Legitimation ist von anderen Identitätsbegriffen zu unterscheiden.

Identitätsprüfung beschreibt den technischen Vorgang der Überprüfung von Identitätsdaten.
Kontoeröffnung ist der Gesamtprozess zur Einrichtung eines Kontos, in dem die Legitimation ein Teilabschnitt ist.
Kontoinhaber ist die Person, deren Identität im Rahmen der Legitimation festgestellt wird.

Die Legitimation bezeichnet somit den formalen Nachweis der Identität innerhalb eines Bankprozesses.

Häufige Fragen

Was ist eine Legitimation im Bankwesen?

Legitimation ist der formale Nachweis der Identität einer Person durch geeignete Dokumente.

Wie wird eine Legitimation durchgeführt?

Sie erfolgt durch Prüfung eines amtlichen Ausweisdokuments, entweder persönlich oder digital.

Wann ist eine Legitimation erforderlich?

Sie ist insbesondere bei der Kontoeröffnung oder bei wesentlichen Vertragsänderungen erforderlich.

Wer führt die Legitimation durch?

Die Legitimation wird vom jeweiligen Kreditinstitut oder einer beauftragten Stelle durchgeführt.